Sprechstunden-Assistent

Mit dem Sprechstunden-Assistenten können Sie Arzt-Patienten-Gespräche automatisch in strukturierte Dokumentation umwandeln lassen. Mit nur einem Klick werden die Informationen direkt als Dossiereinträge in tomedo® übernommen. So sparen Sie wertvolle Zeit und können sich ganz auf Ihre Patienten konzentrieren.

Hinweis: Der Sprechstunden-Assistent steht derzeit nicht für tomedo® iOS zur Verfügung.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion (aus dem deutschen Handbuch):

Allgemeine Beschreibung

Mit dem tomedo® Sprechstunden-Assistenten kann anhand der Aufzeichnung eines Arzt-Patienten-Gespräches eine Zusammenfassung in Textform erzeugt werden. Dafür wird zunächst mit der tomedo® Spracherkennung ein Transkript des Gesprächs erzeugt, welches im Anschluss anhand zuvor definierter Kriterien automatisch mit mistral-large-2411 zusammengefasst wird. Für die Verwendung kann das in Ihrem MacBook integrierte Mikrofon verwendet werden.

Zweckbestimmung

Der Sprechstunden-Assistent dient der Dokumentation der Inhalte eines Arzt-Patienten-Gesprächs sowie der Zusammenfassung der Gesprächsinformationen.

Der Sprechstunden-Assistenten dient NICHT der Unterstützung des Arztes hinsichtlich Diagnose und Therapie aufgrund der Auswertung und Interpretation der zugrundeliegenden Gesprächsinhalte.

Konfiguration

Bevor Sie den Sprechstunden-Assistenten nutzen können, müssen Sie Ihre Praxis zunächst für die Nutzung registrieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Der Sprechstunden-Assistent kann zur schnellen Nutzung in die Symbolleiste aufgenommen werden – sowohl in der Tagesliste als auch direkt in der Patientenakte.

Empfehlung: Platzieren Sie das Symbol direkt in der Patientenakte. Dadurch wird automatisch der richtige Patient hinterlegt und eine manuelle Auswahl entfällt.

Nutzung des Sprechstunden-Assistenten

Starten Sie eine neue Sprechstunde über das Icon in der Symbolleiste.

1 Patient auswählen

Wird der Assistent direkt aus der Patientenakte geöffnet, ist der Patient bereits vorbelegt.

Andernfalls wählen Sie den gewünschten Patienten über die Suchleiste aus.

2 Einwilligung einholen

Vor der Aufnahme ist die Einwilligung des Patienten zur Gesprächsaufzeichnung erforderlich. Nach erteilter Zustimmung setzen Sie den entsprechenden Haken.

3 Mikrofon auswählen

Wählen Sie ein Mikrofon aus

4 Neue Aufnahme starten

Ein separates Fenster öffnet sich. Dort können Sie die Aufnahme starten, pausieren, fortsetzen oder beenden.

5 Vorlage auswählen

Nach Abschluss der Aufnahme wählen Sie eine passende Vorlage aus.
Falls noch keine Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt eingerichtet werden.

6 Analyse starten

Klicken Sie auf „Analyse starten“, um das Gespräch zusammenfassen zu lassen.

7 Ergebnisse überprüfen und speichern

Die erkannten Informationen werden als Dossiereinträge angezeigt. Sie können diese vor dem Speichern noch bearbeiten. Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Ins Dossier speichern“, um die Einträge direkt beim Patienten zu hinterlegen.

Vorlagen

Über die drei Punkte rufen Sie Ihre Vorlagen auf. Mit Vorlagen legen Sie fest, welche Informationen in welchen Dossiereinträgen zusammengefasst werden sollen.

Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen, beispielsweise eine für die Erstbehandlung und eine für Nachuntersuchungen. Jede Vorlage benötigt:

• Einen Namen, um sie eindeutig zu benennen.
• Ein Kürzel, das eine schnelle Auswahl ermöglicht.
• Dossiereinträge, die Sie am Ende für die Dokumentation verwenden wollen.

Formatierungsregeln

Mit Formatierungsregeln können Sie festlegen, wie der zusammengefasste Text formatiert werden soll. Der Sprachstil legt fest, wie ausführlich die Beschreibung sein soll. Des Weiteren können Sie festlegen ob der Text als Fliesstext oder in Form von Stichpunkten ausgegeben werden soll. Bei Bedarf kann der Text auch «Entpersonalisiert» werden. Durch Vermeidung von Pronomen, bestimmten Artikeln und Begriffen wie «Patient»/»Patientin» bleibt der Text dadurch möglichst geschlechtsneutral.

Die Live-Verarbeitung ermöglicht die Dokumentation und Verarbeitung der Sprechstunde bereits während der Aufnahme.

Neben diesen Voreinstellungen kann die Anweisung für den Sprechstunden-Assistent durch einen erweiterten Prompt individuell angepasst werden.

Standard Vorlage

Für den erfolgreichen Einstieg stellen wir eine Standardvorlage für das Erstgespräch bereit.
Damit wird das Gespräch automatisch in strukturierte Dossiereinträge für Anamnese, Befund und Therapie überführt. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie diese duplizieren.

Eigene Vorlagen erstellen

1 Legen Sie eine neue Vorlage an.

2 Fügen Sie mindestens einen Dossiereintrag hinzu.

3 Jede Vorlage kann beliebig viele Dossiereinträge enthalten.
Hinweis: Aktuell können nur Text-Dossiereinträge erstellt werden.

4 Geben Sie der Vorlage einen Namen und ein Kürzel.

5 Wählen Sie den passenden Typ für den Dossiereintrag aus (z. B. Anamnese oder Befund).

6 In der Beschreibung geben Sie an, welche Inhalte im Dossiereintrag dokumentiert werden sollen. Die Beschreibung kann Hinweise zur Formatierung enthalten. Beispielsweise „Bewegungsmasse sollten immer drei Winkelwerte (für die drei Raumachsen) enthalten und
durch Schrägstriche «/» getrennt sein.“

7 Wählen Sie eine Vorlage als Standard aus – sie wird dann automatisch nach der Aufnahme vorausgewählt.

Aufnahmeverwaltung

Über den Button «Aufnahmeverwaltung aller Patienten» gelangen Sie zur Aufnahmeverwaltung.

Dort finden Sie eine Übersicht aller aufgezeichneten Gespräche – jeweils mit dem aktuellen Status.

Statusübersicht:

• Neu – Die Aufnahme wurde erstellt, aber noch nicht weiterverarbeitet.
• Transkribiert – Die Aufnahme wurde in Text umgewandelt.
• Verarbeitet – Eine Analyse wurde durchgeführt, das Ergebnis jedoch noch nicht im Dossier gespeichert.
• Erledigt – Die Dokumentation wurde abgeschlossen und über „In Dossier speichern“ übernommen.

Über die Checkboxen können Sie festlegen, welche Einträge angezeigt 1 und ob Einträge mit dem Status «Erledigt» nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden sollen 2.